Viaggiare non mi ha tolto dal lavoro, l'ha solo spostato. Continuo a rispondere alle email, a mandare preventivi e a consegnare le cose in tempo, solo che adesso lo faccio da una stazione dei bus, dal tavolo di una cucina che non è mia o dall'auto ferma sul ciglio della strada perché lì il segnale arriva. Con gli anni mi sono costruito una routine semplice perché il cambio di scenario non si noti dall'altra parte: per un cliente, una mia email deve sembrare altrettanto professionale che parta dalla mia scrivania a Puerto Natales o dal sedile di un pullman che attraversa la strada.
La posta, con dominio proprio
La prima cosa che ho sistemato, parecchio tempo fa, è stata smettere di mandare email di lavoro da un account generico. Uso il mio dominio sopra Gmail, così la casella ha un aspetto professionale, ma dentro resta l'interfaccia di Gmail che conosco a memoria: la stessa app sul telefono, la stessa ricerca, lo stesso modo di creare filtri ed etichette. Conta più di quanto sembri quando viaggi: non devo imparare un nuovo client di posta né dipendere da un'app strana che magari con poco segnale non funziona bene.
La posta è configurata su Google Workspace, e la parte tecnica (i record del dominio, gli alias, far sì che sia tutto a posto fin dal primo giorno) l'ho lasciata a TecnoMagallanes, l'azienda che ho fondato a Natales. Lo dico così, in modo diretto, perché preferisco essere onesto: è la mia azienda, e la uso anche per la mia posta. Se può servire a qualcuno, lascio il link diretto a posta con dominio proprio su Google Workspace, che è esattamente quello che uso io.
File: tutto su Drive, con la modalità offline attiva
Tutti i miei documenti di lavoro stanno su Drive. Non tengo niente di importante solo sul computer, perché un computer si può perdere, si può rompere, o semplicemente può restare in un posto mentre io proseguo verso un altro. Quello che faccio sempre, prima di entrare in una zona con poca copertura (cosa piuttosto comune qui in Patagonia, o nei tratti lunghi di strada), è segnare le cartelle che so di dover usare, così restano disponibili offline. In questo modo, anche se il segnale è scarso, posso continuare ad aprire un documento, correggere un preventivo o rivedere un contratto senza dipendere dall'avere internet proprio in quel momento. Quando il segnale torna, si sincronizza tutto da solo.
Verifica in due passaggi, soprattutto in viaggio
Più viaggio, più tengo a lasciare ben attivata la verifica in due passaggi sugli account che uso per lavorare. Mi collego da reti di aeroporti, ostelli, bar con wifi condiviso, e quel livello extra di sicurezza fa la differenza tra uno spavento e un problema vero. La regola che seguo è semplice: non controllo mai la posta di lavoro da un computer che non è mio senza chiudere la sessione appena finisco, e evito del tutto di digitare password su computer condivisi quando posso risolvere in un altro modo, per esempio dal telefono.
Qui entra l'altro tema che conviene avere risolto prima di partire, non dopo: cosa fare se perdi il telefono lungo il cammino. Prima di partire conviene avere dei codici di backup salvati in un altro posto (non solo sul telefono che potresti perdere) e sapere a memoria, o avere annotato in un posto sicuro, come recuperare l'accesso agli account principali. È una pratica noiosa di dieci minuti prima del viaggio che ti risparmia un mal di testa enorme se a un certo punto il telefono viene perso, rubato o semplicemente si scarica nel momento peggiore possibile.
Restare professionali anche se la giornata non lo è
Ci sono giorni di viaggio che sono puro caos: cambio di bus, cambio di programma, segnale che va e viene. Eppure cerco di non far trapelare tutto questo in un'email a un cliente. Prima di mandare qualcosa scritto col telefono in mano, un po' di fretta, mi prendo qualche secondo per rileggerlo. Se non ho né il tempo né la testa per scrivere qualcosa di curato, preferisco mandare una riga breve per dire che risponderò con più calma appena posso, invece di mandare qualcosa di frettoloso che si nota. Una casella con dominio proprio aiuta già a dare quell'immagine ordinata; il resto lo mette uno di suo, scrivendo con la stessa mente fredda che userebbe da un ufficio.
Cosa mi è rimasto di tutto questo
Alla fine la formula non ha molti misteri: posta con dominio proprio per avere un aspetto professionale, Drive con offline attivo per non dipendere dal segnale, i due passaggi attivi su tutto ciò che conta, e un piano semplice per il giorno in cui si perde il telefono. Niente di tutto questo l'ho messo su in una volta; l'ho aggiustato viaggio dopo viaggio, ogni volta che qualcosa si rompeva nel momento peggiore. Se stai per iniziare a viaggiare e lavorare allo stesso tempo, ti direi di sistemare queste cose prima di metterti in strada, non nel bel mezzo.